dotiga

Das Dokumentenmanagement-System dotiga ermöglicht die digitale Ablage und das schnelle Auffinden Ihrer Dokumente. Diese werden in einfacher und effizienter Weise kategorisiert und im Archiv sicher sowie zeitlos abgelegt. Die integrierte Versionsverwaltung erlaubt es dem Benutzer ältere Fassungen eines Dokuments einzusehen. Für die komfortable Kategorisierung können Dokumenttypen frei definiert und mit anpassbaren Feldern versehen werden. Ein möglicher Dokumenttyp stellt zum Beispiel „Eingangsrechnung" mit den Zusatzfeldern "Rechnungsnummer" und "Lieferant" dar. Diese anpassbaren Dokumenttypen bieten Ihnen maximale Freiheit in der Definition Ihrer Geschäftsprozesse und der internen Struktur Ihres Unternehmens.

Universeller Zugriff

dotiga ordnet ihre Dokumentenlandschaft neu – und übernimmt damit die Funktion einer internen Suchmaschine à la Google. Der spezielle Mehrwert liegt in der verfeinerten Suchfunktion durch Texterkennung (OCR).

Workflows: Automatisierung der Geschäftsprozesse

Komplexeste Prozesse eines Unternehmens lassen sich mit dem dotiga-Workflow-Modul elektronisch abbilden und zum größten Teil voll automatisch abwickeln. Anwender profitieren von der Reduktion des Verwaltungsaufwandes, voller Kontrolle über Belege, elektronischer, automatischer Arbeitszuweisung durch Workflows und der jederzeitigen Übersicht über Arbeitsabläufe sowie deren kurzer Dauer. 

Anbindung an Fast LTA

dotiga zählt zu so genannten Silent Cube Approved Solutions der Münchner Firma Fast LTA. Diese entwickelt und vermarktet Technologien und Lösungen zur langfristigen Aufbewahrung digitaler Daten. 

Akten leicht finden

Ein Geschäftsvorgang kann mehrere Dokumententypen enthalten: Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, E-Mails, uvm. Werden diese in einer elektronischen Akte zusammengeführt, sind die jeweiligen Dokumente leicht nachvollziehbar, übersichtlich und rasch zu finden.

Drag & Drop

Das Dokumentenmanagement-System dotiga ermöglicht das komfortable Ein- und Auschecken von Dokumenten aller Art. Daher ist das bedienerfreundliche Arbeiten in vertrauter Umgebung möglich. Dateien und E-Mails können per Drag & Drop in das digitale Archiv transferiert werden. Anwender können somit auf einer ihnen vertrauten Oberfläche (vgl. Windows) arbeiten.

Sicher unterwegs mit dem E-Mail-Archiv

Den gesetzlichen Regeln entsprechend, werden E-Mails inklusive angehängter Dateien mit den bestehenden Geschäftsprozessen verknüpft und archiviert.

Mehr Transparenz

Durch die Versionsgeschichte sind Änderungen an einem Dokument transparent nachvollziehbar. Dieser Aspekt gewinnt im Besonderen bei der Teamarbeit an Bedeutung.

Automatische Belegerkennung

Wir arbeiten mit führenden OCR-Anbietern zusammen. Das ermöglicht eine automatisierte Belegerkennung und das automatische Weiterleiten von Informationen. So ist es uns möglich, eine Auftragsbestätigung in der Form eines „Scans“ zu erkennen und diese automatisiert einem Geschäftsfall zuzuordnen.

Perfekte Integrationen

Dank ausgefeilten Schnittstellen lässt sich dotiga problemlos in Anwendungen wie ERP-, CRM oder PPS –Systeme integrieren. Eine unschlagbare Integration finden Sie in der Branchensoftware Translogica. Gemeinsam mit Translogica wurde die papierlose Speditionssoftware geboren, welche in dieser Form einzigartig ist.

Perfekte Integration in das Microsoft Office Paket

Die perfekte Integration in das Mircrosoft Office Paket bringt ungeahnte Möglichkeiten: Vorlagen können beispielsweise definiert werden, welche mit den Stammdaten automatisch befüllt werden. Damit lassen sich Workflows direkt in dotiga abbilden, ohne dem Benutzer die vertraute Office-Umgebung zu entziehen.

Nachvollziehbarkeit

Digitale Signaturen gelten als wertvolles Hilfsmittel für den Nachweis der Herkunft von Dokumenten. In Österreich war es bis 1. 1. 2013 gesetzlich verpflichtend, E-Mail-Rechnungen digital signiert zu versenden. Jedoch kann eine Signatur auch in anderen Bereichen sinnvoll sein, im Rahmen derer es wichtig erscheint, den Nachweis der Herkunft beweisen zu können.