Welches sind die Prüfkriterien für DMS-Lösungen?

Die PK-DML (Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen) ist ein 80-seitiges Schreiben des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) und gibt eine gute Zusammenfassung der gesetzlichen und auch nichtgesetzlichen Anforderungen an ein DMS.

Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme und Archive haben sich seit vielen Jahren in der Praxis bewährt und sind heute weit verbreitet. Es handelt sich dabei um eine etablierte Technologie, die aus der modernen Wirtschaft und Verwaltung nicht mehr wegzudenken ist. Und dennoch entstehen hin und wieder Zweifel, ob alles mit der erforderlichen rechtlichen Güte erfolgt und ob elektronisch verwaltete Dokumente genauso beweissicher und zuverlässig sind wie das „gute alte Papier“.

Es müssen daher gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Wiederauffindbarkeit und Reproduktion der Dokumente über viele Jahre hinweg sicherzustellen.

Kernkriterien der PK

Die PK-DML (Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen) ist ein 80-seitiges Schreiben des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) und gibt eine gute Zusammenfassung der gesetzlichen und auch nichtgesetzlichen Anforderungen an ein DMS. Für Österreich und Deutschland ist die PK-DML ausreichend, da die gesetzlichen Bestimmungen genügend berücksichtigt werden. Details bei gewissen Punkten müssen in den Gesetzestexten speziell erhoben werden.

Unveränderbarkeit

Dieses Kernkriterium stellt sicher, dass nach der Archivierung keine Änderung an Dokumenten und Daten vorgenommen werden können.

Nachvollziehbarkeit

Das Kernkriterium der Nachvollziehbarkeit verlangt, dass ein sachverständiger Dritter in der Lage sein muss, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die vorliegende Dokumentenmanagement-Lösung, deren Prozesse, Nutzung und verwendete Test- und Freigabeverfahren zu verschaffen.

Vollständigkeit

Unter diesem Kernkriterium ist die Sicherstellung von der lückenlosen Erfassung und Aufbewahrung aller relevanten Daten und Dokumente bis zu deren verlustfreien Reproduktion über den gesamten Zeitraum der erforderlichen Aufbewahrung zu verstehen.

Ordnungsmäßigkeit

Unter dem Kernkriterium der Ordnungsmäßigkeit werden mehrere Teilaspekte zusammengefasst, die der Erfüllung der rechtlichen Rahmenbedingungen dienen. Dies umfasst gesetzliche, behördliche und innerbetriebliche Regelungen ebenso wie vertragliche Verpflichtungen.

Verfügbarkeit

Das Kernkriterium der Verfügbarkeit stellt sicher, dass die Dokumente und Daten jederzeit lesbar und gemäß den Anforderungen verarbeitbar sind. Hierzu zählen unter anderem Einhaltung erforderlicher Zugriffszeiten, physische Sicherungsmaßnahmen, Datensicherungs- und Auslagerungsverfahren sowie Regelungen für Wartung, den Standard- und Notfallbetrieb sowie ein Migrationskonzept

Weitere wichtige Begriffe

Urschrifttreue: Der Beleg muss exakt dem Originalbeleg entsprechen, insbesondere müssen auch das Layout, allfällige Firmenlogos und Unterschriften jenen des Originalbelegs gleichen. Dadurch ergibt sich die Erfordernis, dass Fremdbelege jedenfalls als Bilddatei (z.B. TIFF, BMP, JPG, PDF/A) gespeichert werden. Eigenbelege können auch in anderer Form gespeichert werden, wenn gewährleistet ist, dass die Software auf Grund der Daten den Originalbeleg urschriftgetreu anzeigen oder ausdrucken kann. Inwieweit bestimmte Merkmale des Belegs unter die Erfordernis der Urschriftstreue fallen, hangt davon ab, ob dem Merkmal Beweisfunktion zukommt (z.B. wenn rote Ziffern einen negativen und schwarze Ziffern einen positiven Betrag kennzeichnen, ist es erforderlich, dass der Beleg auch in Farbe und nicht nur schwarz-weiß gespeichert wird). Im Zweifel sollten derartige Merkmale jedenfalls erhalten bleiben.

Inhaltsgleichheit: Neben der Vollständigkeit einzelner Belege ist es auch erforderlich, dass Belege inhaltsgleich wiedergegeben werden, d.h. die in den Belegen enthaltenen Informationen (z.B. Lieferant, Menge, Preis) müssen identisch mit jenen auf dem Originalbeleg sein.