Workflows steigern
Effizienz und Erfolg

Das dotiga-Workflowmanagement-System (WfMS) schafft die Möglichkeit, unternehmensspezifische Geschäftsprozesse im Rahmen der Dokumentenverwaltung automatisiert durchzuführen. Geschäftsprozesse werden dabei in Form von Workflows innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dotiga ausgeführt.

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  • Dokumente sowie Akten können schnell, sicher und effizient durch frei definierbare Arbeitsabläufe gelenkt werden.

    Michael Fried, MSc Consultant

Einfache Handhabung

Reale Geschäftsprozesse werden zur automatisierten Ausführung in Form einer Workflowdefinition spezifiziert.
Eine solche stellt die technische Abbildung des Geschäftsprozesses dar und beschreibt Start,
Ablauf sowie Ende eines Workflows.

Warum Workflowmanagement?

  • Unterstützt Automatisierung von Geschäftsprozessen
    (Workflows)
  • Workflowmanagementsysteme integriert in ein DMS, erfassen
    somit auch nicht digital abgewickelte Geschäftsfälle
  • Workflowmanagementsysteme (WfMS) steuern und koordinieren bestimmte Vorgänge und Ressourcen entsprechend einer organisatorischen Beschreibung
  • Führt zu Steigerung von Transparenz und Effizienz

Praxisbeispiel aus dem
papierlosen Speditionsalltag

Ausgangsrechnungen direkt und unmittelbar vom Fahrzeug aus versenden? Damit wertvolle Zeit gewinnen und folglich Liquiditätsengpässen entgegenwirken? Wachstum des Unternehmens ohne Explosion des Verwaltungs-Aufwandes? Utopie oder Realität? Eindeutig Realität. Dank des DMS dotiga und seines Workflow-Moduls.

Welche Vorteile automatisiertes Arbeiten mit sich bringt, zeigt ein Beispiel aus dem Speditionsalltag: Um 10 Uhr scannen oder fotografieren die LKW-Fahrer den CMR bereits im Fahrzeug. Rund zwei Minuten später erfolgt die automatische Übermittlung an das DMS dotiga. dotiga generiert die dazu gehörende Rechnung automatisch. Durch die nahtlose Integration in die Transportmanagement-Software translogica erfolgt die Überprüfung der Rechnung und deren Versand vollautomatisch. Innerhalb von drei Minuten ist dieser Geschäftsprozess abgeschlossen.
Komplexeste Prozesse eines Unternehmens lassen sich somit elektronisch abbilden und zum größten Teil voll automatisch abwickeln, ergänzt Michael Fried. Anwender profitieren also von der

• Reduktion des Verwaltungsaufwandes
• vollen Kontrolle über ihre Belege
• elektronischen, automatischen Arbeitszuweisung durch Workflows
• jederzeitigen Übersicht über Arbeitsabläufe und deren kurzen Dauer

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Beispiele für optimierte Workflow Prozesse in der Logistik

  • Automatisierte Eingangsrechnungsarchivierung
  • Automatisierte Fakturierung ab dem Scan-Zeitpunkt im Fahrzeug
  • Automatisierte Anforderung von fehlenden CMR-Frachtbriefen
  • Automatisierter Check, ob Transportauftrag versendet wurde
  • Automatisierte CMR Erfassung und Haftbarhaltung
  • Automatisierter Schadensabwicklungsworkflow mit Aufgabenverteilung
  • Automatisierte Überprüfung, ob gesetzliche Mindestlöhne eingehalten werden
  • Automatisierte Anforderung und Erneuerung von CMR-Polizze und EU-Lizenz

Automatisierte Eingangsrechnungsarchivierung

dotiga und die Transportmanagement-Software translogica inkludieren außerdem den zur Gänze integrierten Eingangsrechnungsworkflow, der in der Transportbranche eine tragende Rolle spielt. Dabei werden Eingangsrechnungen inklusive aller Beträge mit den dazugehörenden Transportdokumenten sofort dem entsprechenden Bearbeiter zugesandt, welcher die Dokumente freigibt. Anschließend können die Mitarbeiter der Buchhaltung die Zahlung vornehmen. Dabei wird enorm viel Zeit gespart. Dies stellt allerdings lediglich ein Beispiel für einen optimierten Workflow dar – die automatische Erkennungs-Möglichkeit von Dokumenten ist je nach Firmenstruktur umsetzbar.

Eingangsrechnungs-Verarbeitung
– die digitale Methode

Dabei werden wiederkehrende Rechnungen von der Firma InfPro IT Solutions GmbH analysiert. Diese Rechnungen werden als Vorlage im System hinterlegt und werden dann für eine vollautomatische Belegerkennung inklusive Tour/Kontenzuordnung herangezogen. Für alle Rechnungen, welche nicht als Vorlage vorhanden sind, wird nach Möglichkeit ebenso eine automatisierte Tourzuordnung vorgenommen, jedoch keine Konten/Kostenzuordnung. Dies spart extrem viel Zeit. Der Administrator-Workshop ermöglicht Ihnen, eigenständig Workflows und Eingangsrechnungsvorlagen zu erstellen.

dotiga & translogica:
ein unschlagbares Duo

 

Wie die nahtlose Integration beider Systeme nur Vorteile schafft:
Gerade in der Transport- und Logistikbranche spielt der Faktor Zeit 
eine essentielle Rolle.
Unsere zukunftsweisenden Technologien steigern Effizienz und Transparenz im Unternehmen,
womit Sie kostbare Arbeitszeit einsparen.

Das in translogica nahtlos integrierte revisionssichere Dokumentenmanagement-System (DMS) dotiga stellt die digitale Ablage zu den einzelnen Aufträgen, Adressen und Touren sicher. Dies erfolgt in einfacher und effizienter Weise innerhalb von Akten und Dokumentenklassen.

Der Administrator vergibt die Zugriffsberechtigungen, anhand welcher bestimmt wird, wer welche Bearbeitungs- und Leserechte in der jeweiligen Dokumentenklasse erhält. Auch das rasche Auffinden der Dokumente funktioniert wie mit einer Suchmaschine: strukturiert und unstrukturiert, einfach und schnell.