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Ewals Cargo Care mit Hauptsitz im Niederländischen Tegelen beschäftigt 2.400 Mitarbeiter verteilt auf 36 Niederlassungen in weltweit siebzehn Ländern. Sie planen den optimalen Einsatz von 4.600 Transporteinheiten im europäischen Güterverkehr. In der Verwaltung setzt das traditionsreiche Familienunternehmen auf Automatisierung und Prozess-Optimierung.

Dem Einsatz der entsprechenden Software kommt hierbei besondere Bedeutung zu. Seit Kurzem ist das Dokumentenmanagement-System (DMS) dotiga mit seinem ausgefeilten Workflowmanagement-System (WfMS) im Produktivsystem im Einsatz. Corporate Business Process & Information Manager Bart Dessent sowie Erik Aarts, Sr. Business Process Engineer, gewähren Einblicke in den Implementierungs-Prozess.

Was war in Ihrer Unternehmensgruppe ausschlaggebend dafür, Workflows einzuführen?

Erik Aarts: Wir betrachten Workflows in erster Linie als ein Tool, das unsere Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Arbeiten mit Workflows bedeutet, Zeit für andere Dinge zu gewinnen.

Bart Dessent: Workflows tragen dazu bei, in einem stark konkurrierenden europäischen Transport- und Logistik-Markt fit für Innovation und Wachstum zu bleiben. Dieses Wachstum im Sinne von Effizienz-Steigerung prägt die Ewals-Firmenphilosophie. Unsere Gruppe ist bekannt für ihre Innovationskraft, wie etwa die Entwicklung des Mega Huckepack XLS Trailers beweist.

Warum fiel Ihre Wahl auf dotiga?

Bart Dessent und Erik Aarts: In der Ewals-Niederlassung Kiefersfelden wurden die Workflows erfolgreich implementiert. Auf der Suche nach einem digitalen Archiv für weitere Standorte, haben wir uns in diesem Zuge für dotiga aus dem Hause InfPro entschieden. Erfolgreiche Anwendungsberichte aus der Praxis spielen gerade bei Software-unterstützten Prozessen eine große Rolle.

Welche Erwartungen hegen Sie an dotiga-Workflows?

Bart Dessent und Erik Aarts: Wir erwarten uns steigendes Working Capital: Dass Rechnungen rascher beglichen werden, eine Effizienzsteigerung allgemein und weniger Endlos-Schleifen in den Kommunikationswegen.

Welche Faktoren gilt es bei der Einführung von Workflows aus Ihrer Sicht zu beachten?

Erik Aarts: Die Prozesse im Unternehmen genau zu kennen, ist sehr wichtig. Zweitens sollte man die Basis-Infrastruktur unter Kontrolle haben: Also  Metadaten sollten richtig im System hinterlegt sein.

Bart Dessent: Die Implementierung erfordert ein gewisses Change Management. Mitarbeiter sollten involviert, aufgeklärt und von den Vorteilen der Prozess-Automatisierung aufgeklärt werden. Wichtig ist außerdem, zuerst Basis-Funktionen von dotiga zu beherrschen und dann erst den spezifischen
Teil des DMS – das WfMS.

Welche Stärken orten Sie beim Softwarehersteller InfPro?

Erik Aarts: Probleme werden rasch gelöst und zugesagte Lieferungen erfolgen prompt. Zudem verfügt das InfPro-Team über hervorragendes technisches Wissen. Kommunikationsstrukturen werden im Zuge des Projektfortschrittes laufend verbessert, sodass der Austausch gut funktioniert.

Welche Workflows sind im Produktiv-System im Einsatz, welche weitern sind geplant?

InfPro-Projektleiter Philipp Vallant: Ausgehend von der Zentrale in Tegelen, arbeiten mittlerweile mehrere Ewals-Zweigniederlassungen in ganz Europa mit dotiga-Workflows. Aktiv sind derzeit (Stand Mai 2019) folgende: Eingangsrechnungsund CMR-Überprüfungs-Workflow. Des Weiteren diverse
Workflows zur Schadensbearbeitung, Eingangsgutschrifts-, Ausgangsgutschrifts-, Ausgangsrechnungs- sowie ein Workflow zur automatischen Anforderungen von CMR-Dokumenten. Bemerkenswert ist außerdem, dass sämtliche Ausgangsrechnungen der gesamten Ewals-Gruppe über dotiga abgewickelt werden.

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  • 2.400 Mitarbeiter
  • 1.000 Fahrer
  • 1.100 Bedienstete in der Verwaltung
  • 36 Büros in 17 Ländern

Das 1906 gegründete Unternehmen befindet sich bereits in der vierten Generation im Familien-besitz und ist damit eines der größten privaten Logistik-unternehmen entlang der europäischen Nord-Süd-Achse. Seit dem ursprünglichen Start mit einem Pferdewagen ist Ewals Cargo Care mittlerweile weit über die Leistungen eines Transportunternehmens hinausgewachsen. Zusätzlich zur Kernkompetenz „Transport“ (auf Straße, Schiene sowie „Air & Ocean“) bietet Ewals Cargo Care seinen Kunden Lagerlösungen (mehr als 100.000 m2 Lagerfläche) und Beratungsleistungen im Bereich Logistikmanagement.
www.ewals.com

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